Pour participer

Règlement Général

1. Organisateur

Le 24ème Salon International du Tourisme et des Voyages est organisé par la Société COLMAR EXPO SA. Il se tient du 7 au 9 novembre 2008.

2. inscription

a) Les exposants doivent adresser une demande d'inscription au Commissariat Général du Salon. Elle n'est enregistrée que si elle est accompagnée du versement des droits requis.
b) Le Commissariat Général a tout pouvoir d'agréer ou de refuser un requérant sans être tenu de faire connaître le motif de sa décision.
c) La demande implique l'acceptation sans réserve du présent règlement et des prescriptions de droit public applicables en la matière.

3. Obligations et droits de l'exposant

a) L'exposant signataire du bulletin de participation est autorisé à partager son emplacement avec un ou plusieurs organismes, à condition de le signaler et d'acquitter un droit d'inscription pour chacun d'eux.
b) Le prix de la location, ainsi que tous les droits ou taxes sont dus intégralement, pour l'ensemble de la durée de la manifestation, dès réception du décompte.
c) En cas de non-paiement de l'intégralité des frais de location, le Commissariat Général du salon se réserve le droit d'annuler la location et de disposer librement de l'emplacement ainsi libéré, sans remboursement des acomptes perçus.
d) Les adhésions des exposants sont personnelles. La cession, le transfert, la sous-location, sous quelque forme que ce soit et même gratuitement, sont interdits sans l'accord de l'organisateur. Il est également interdit de tenir des produits ou services qui ne font pas normalement l'objet de l'activité de l'exposant.
e) La demande d'admission constitue un engagement ferme. Les désistements doivent être communiqués par l'exposant à l'organisateur par lettre recommandée. En cas de désistement, l'acompte reste acquis au salon. Si la résiliation du stand intervient moins de 30 jours avant la date d'ouverture du salon, le paiement intégral du stand sera dû.

4. Obligations et droits de l'organisateur

a) Le Commissariat Général du salon est seul qualifié pour attribuer les emplacements. Il se réserve le droit de limiter, selon les circonstances, la surface demandée. En cas de nécessité, il peut modifier le plan d'implantation et de répartition initialement prévu.
b) Les stands sont livrés dotés des équipements communiqués aux exposants au moment de leur inscription. Ils sont composés de modules de 9 m² (3 m x 3 m).

5. Occupation de l'emplacement

a) La décoration générale incombe à l'organisateur. La décoration et l'aménagement intérieurs des stands sont à la charge de l'exposant. Ils y procèdent selon leur goût, à condition de ne pas nuire à la décoration et à l'harmonie générale, ni de gêner les exposants voisins. Les panneaux publicitaires de couleur verte avec lettres blanches (réservés à la sécurité) sont interdits, ainsi que l'emploi de matériaux de décoration facilement inflammables (voir le règlement de sécurité pour plus de détails).
b) L'occupation et l'installation des stands sont autorisées 48 heures avant l'ouverture du salon. Elles doivent être terminées la veille de l'ouverture du salon. Chaque exposant pourvoira au transport, à la réception, à l'expédition de son matériel, ainsi qu'à la reconnaissance de celui-ci.

Si les exposants ne sont pas présents pour recevoir leurs colis dans l'enceinte du Parc des Expositions, l'organisateur pourra faire réexpédier ceux-ci ou les réceptionner d'office aux frais, risques et périls des intéressés. Pour l'envoi de documentation, l'exposant précisera de façon lisible sur les colis :

les coordonnées de l'expéditeur
sa raison sociale
son adresse précise
le numéro de fax où COLMAR EXPO vous adressera un avis de réception des colis ainsi que les coordonnées du destinataire :

COLMAR EXPO SA
Avenue de la Foire aux Vins
F-68000 COLMAR
N° de stand – Hall

Seuls les envois franco de port seront réceptionnés.
Tous les colis devront être déballés à l'arrivée et les emballages vides évacués hors de l'enceinte du salon avant son ouverture. L'organisateur se réserve le droit de prendre toute mesure pour assurer l'exécution de cette prescription, aux frais et risques de l'exposant.

c) Par respect pour les visiteurs du dernier jour, l'évacuation des stands ne pourra se faire avant l'heure de fermeture officielle du salon. Les emplacements devront être libérés et tout matériel enlevé dans un délai de 24 heures après la clôture du salon.
d) Les stands doivent être ouverts au public dès l'heure officielle d'ouverture du salon et jusqu'à sa fermeture officielle. Toute personne désirant emporter un objet hors de l'enceinte du Parc des Expositions devra pouvoir en justifier l'origine (facture, bon de sortie, etc..) à la requête du personnel de contrôle.
e) Le nettoyage de chaque stand (collecte des sacs poubelle et aspiration du sol) sera effectué chaque jour par l'organisateur. Les exposants veilleront à faciliter l'accès de leur stand en en dégageant, autant que possible, la surface au sol. Des sacs poubelles seront mis gratuitement à la disposition des exposants. S'adresser à l'Administration.
f) Les exposants et leur personnel sont informés qu'il leur est formellement interdit d'attirer le public par des cris, appels, des haut-parleurs, des klaxons et sirènes. L'usage de matériel de sonorisation par les exposants est strictement interdit. Tout projet d'animation sur le stand est à soumettre à l'accord écrit du Commissariat Général
g) La vente de produits autres que des séjours, des voyages et des forfaits loisirs n'est pas autorisée sauf acceptation sur demande écrite au Commissariat Général
h) Sont interdits, en outre, sauf autorisation écrite de l'organisateur, la vente de journaux publicitaires ou périodiques ainsi que la prise de toute vue photographique concernant les expositions ou les personnes ; le paiement d'une redevance peut être exigé.
i) Pour les stands pratiquant la dégustation, la démonstration etc..., les comptoirs doivent être placés en recul de 0.30 m par rapport à l'allée principale, sans que l'exposant puisse réclamer de ce fait une diminution du montant des frais de location. Le Commissariat Général peut interdire toute activité sur un stand non conforme.
j) Il est interdit de surélever les séparations entre stands et de les prolonger jusqu'à la limite extérieure du stand, sans autorisation préalable. De même, l'utilisation du volume au-dessus de 2.50 m du sol ne peut se faire avec des agencements gênant la vue sur les stands voisins ou déparant, de l'avis du Commissariat Général, l'harmonie d'ensemble. En tout état de cause, aucune surélévation ne pourra être installée sans autorisation spéciale de l'organisateur. Celle-ci fera l'objet d'une demande écrite avec plan du stand. Le Commissariat Général se réserve le droit de refuser toute élévation qu'il jugera trop importante et gênante pour les stands voisins.
k) L'espace défini par l'emplacement attribué doit être strictement respecté. Il est interdit de placer des objets dans les allées. En cas d'infraction, le Commissariat Général se réserve le droit de les faire enlever aux frais de l'exposant.
l) Les exposants sont tenus de se conformer strictement aux mesures de sécurité qui font l'objet du "Règlement de Sécurité".
m) Les exposants seront tenus pécuniairement responsables des dégradations de toute nature que ce soit, causées par leur fait.

6. Formalités officielles

a) Assurance :

S'il n'est pas assuré par l'intermédiaire de sa propre société, chaque exposant est tenu de souscrire, à ses propres frais :
- Une assurance "tous risques" s'appliquant aux marchandises et matériel exposés, ainsi qu'aux agencements en cas de : pertes, détériorations, conséquences de tous événements dus à la force majeure ou imputables à la faute de tiers, tels que vol, incendie, dégâts des eaux, foudre, explosion ou toute autre cause, y compris les catastrophes naturelles.
- Une assurance "responsabilité civile" s'appliquant aux préjudices causés aux tiers, aux conditions citées dans le document « CONDITIONS D’ASSURANCE ».
  
  L'exposant déclare renoncer à exercer tout recours à l'encontre de l'organisateur du salon, de l'exploitant ou du propriétaire des bâtiments abritant le salon, pour quelque nature, cause et effet que ce soit.
b) Formalités douanières :
Il appartiendra à chaque exposant d'accomplir les formalités douanières pour les matériels et produits en provenance de l'étranger. L'organisateur ne pourra être tenu responsable des difficultés qui pourraient survenir lors de ces formalités.
c) Récupération de la TVA : Le lieu de la manifestation étant Colmar (France), la facturation doit comporter la TVA française. Les exposants étrangers s'adresseront à l'Administration de Colmar Expo SA pour obtenir le formulaire (3559) leur permettant de récupérer la TVA payée.

7. Gardiennage

a) La surveillance en dehors des heures d'ouverture du salon est assurée à l'initiative du Commissariat Général. Elle débutera au moment de la fermeture et s'exercera jusqu'à l'arrivée des exposants, autorisée 1 heure avant l'ouverture au public. Toutefois, le Commissariat Général décline toute responsabilité au sujet des pertes, dommages ou vols pouvant survenir aux matériels ou produits des exposants.
b) Consigne : un local sera à la disposition des exposants souhaitant mettre en sécurité des objets de valeur. S'adresser à l'Administration du Parc Expo.

8. Catalogue

L'adhésion donne droit à une inscription gratuite dans le catalogue des exposants (maximum 3 lignes). Il en va de même pour les organismes représentés ayant acquitté le droit d'inscription. Les renseignements nécessaires à la rédaction du catalogue seront fournis par les exposants sous leur responsabilité.

9. Badges

Dans le but de faciliter les opérations de contrôle, des badges sont délivrés aux exposants et à leur personnel.

10. Macaron parking

Un parking, situé à l'est du bâtiment du Parc des Expositions, est réservé aux exposants. Il est délivré un macaron de parking gratuit par module de 9 m² loué. Tout macaron supplémentaire sera payant.

11. Cartes d'invitation

Chaque exposant principal ayant acquitté un droit d'inscription a droit à 20 cartes d'invitation gratuites par module de 9 m², à destination de ses clients. Des cartes supplémentaires, par dizaines, peuvent être acquises à titre onéreux. Les cartes non utilisées ne sont pas reprises.Important : les cartes d'invitation doivent porter impérativement le cachet de l'exposant, ainsi que le nom et l'adresse du bénéficiaire, faute de quoi elles seront refusées à l'entrée du salon.

12. Application du règlement

a) Si un cas de force majeure empêchait le salon d'avoir lieu, les fonds versés par les exposants seraient remboursés sans indemnités ni intérêts, et sans qu'un recours quelconque puisse être exercé à l'encontre de l'organisateur.
b) Toute défaillance de l'exposant (défaut de paiement à l'échéance fixée, non conformité de l'agencement avec les règlements de sécurité ou autres en vigueur, non-respect des clauses du paragraphe 3) entraîne, même sans mise en demeure, la déchéance du droit à l'emplacement. Dans ce cas, une indemnité est due par l'exposant. Celle-ci est égale au montant des droits de location, sans préjudice des dommages et intérêts qui pourraient être demandés par le Commissariat Général. Celui-ci dispose de plus d'un droit de rétention sur les articles exposés ou matériel et mobilier d'agencement appartenant à l'exposant.
c) Toute infraction au présent règlement ou aux directives complémentaires édictées par l'organisateur, dans l'intérêt de la manifestation, entraîne l'exclusion de l'exposant contrevenant et ce sur simple décision de l'organisateur. Toute somme versée restera acquise à la manifestation à titre de réparation forfaitaire du dommage moral subi et sans préjudice de toutes autres indemnités dans le cas où l'infraction aurait causé à la manifestation des dommages matériels de quelque nature qu'ils puissent être.
d) En cas de désaccord entre le Commissariat Général et les exposants, le différend sera tranché par le Bureau de COLMAR EXPO SA. Toute réclamation faite 2 jours après la clôture du salon sera déclarée non recevable. Le Commissariat Général se réserve le droit de statuer sur tous les cas non prévus au présent règlement et ses décisions sont immédiatement exécutoires et sans appel.
e) Par la souscription de la demande de participation, l'exposant se soumet expressément à la Juridiction des Tribunaux de Colmar, le texte en langue française du présent règlement faisant foi.

Fait à Colmar, Mars 2006